Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip (Bagian 2)

C. Tujuan Penyusutan Arsip

Dalam materi sebelumnya sudah dibahas mengenai pengertian penyusutan arsip, baik menurut ilmuwan arsip, organisasi profesi maupun peraturan perundang-undangan yang pada hakikatnya adalah kegiatan pengurangan arsip di setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta melalui pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip.

Mengapa setiap organisasi perlu melakukan penyusutan arsip? Hal ini tidak terlepas dari suatu kenyataan bahwa setiap organisasi berjalan selalu melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi ini menghasilkan arsip yang pada hakikatnya adalah catatan/rekaman informasi suatu kegiatan. Seiring dengan berjalannya organisasi tersebut volume arsip akan semakin bertambah yang berakibat menumpuknya arsip apabila tidak dilakukan pengelolaan. Menumpuknya arsip ini akan menimbulkan permasalahan, antara lain:

1. 1. Ruang penyimpanan

      Suatu pemandangan yang sering ditemui adalah arsip menumpuk di mana-mana, seperti di sudut ruangan, bawah tangga, kolong meja kerja ataupun dalam gudang penyimpanan bercampur dengan barang-barang kantor lainnya. Kondisi ini akan menarik dan muncul di permukaan ketika arsip yang diperlukan oleh pimpinan tidak dapat ditemukan dan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.

      Di sini baru disadari bahwa arsip memiliki arti penting dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, arsip yang menumpuk tersebut perlu dilakukan pengelolaan agar dapat dimanfaatkan informasinya dalam berbagai kepentingan dinas.

      Salah satu penanganan terhadap menumpuknya arsip adalah penyediaan ruang penyimpanan. Arsip yang tersebar di mana-mana tersebut dalam satu unit perlu disimpan dalam satu ruangan tersendiri sehingga akan memudahkan dalam mengorganisasikan arsip. Namun, semakin lama arsip dalam satu ruangan ini pun akan semakin bertambah volumenya dan tidak tertampung lagi dalam satu ruangan tersebut sehingga memerlukan ruang penyimpanan lagi. Gambaran seperti inilah yang akan terjadi apabila tidak dilakukan penyusutan terhadap arsip.

   2. Penyediaan tenaga pengelola

      Untuk mengatasi penumpukan arsip sehingga dapat dimanfaatkan informasinya diperlukan penataan arsip. Dalam melaksanakan penataan arsip diperlukan tenaga pelaksana apa pun namanya (Arsiparis/non-Arsiparis).

      Penyediaan tenaga pengelola ini bukan masalah yang sederhana karena menyangkut kebijakan keuangan maupun pembinaannya. Semakin menumpuk arsip dalam suatu organisasi akan memerlukan tenaga pengelola semakin banyak. Untuk mengatasi permasalahan mengenai tenaga pengelola ini, sebaiknya tidak menunggu arsip harus menumpuk banyak, tetapi secara terprogram dilakukan penyusutan arsip.

   3. Penyediaan peralatan

      Arsip dengan volume banyak secara otomatis memerlukan peralatan untuk penataan maupun penyimpanan yang banyak pula. Kebutuhan peralatan kearsipan untuk satu ruang penyimpanan arsip tentu berbeda dengan dua ruang penyimpan yang memerlukan peralatan lebih banyak.

      Hal yang lebih tidak efisien lagi adalah arsip yang disimpan tersebut sudah tidak memiliki nilai guna bagi organisasi tersebut artinya bahwa kondisi yang terjadi tersebut merupakan pemborosan. Pemborosan terhadap peralatan kearsipan ini dapat ditekan dengan melakukan penyusutan arsip sehingga arsip yang disimpan adalah arsip yang benar-benar masih bernilai guna bagi kepentingan organisasi dan kepentingan umum.

   4. Biaya pemeliharaan dan perawatan

      Arsip-arsip dalam suatu organisasi pada hakikatnya disimpan untuk digunakan. Tidak ubahnya seperti manusia bahwa arsip pun perlu dilakukan pemeliharaan dan perawatan.

      Pemeliharaan dan perawatan arsip meliputi penyiangan arsip, yakni memisahkan antara duplikasi dan nonarsip yang tidak berguna dengan arsip yang masih harus disimpan, perawatan fisik arsip, seperti fumigasi, sirkulasi udara yang memadai, suhu udara yang konstan, laminasi dan sebagainya, serta pengamanan terhadap informasinya seperti tersedianya tempat penyimpanan arsip yang representatif, tenaga pengelola yang diberi kewenangan khusus, yang semuanya ini memerlukan pembiayaan. Volume arsip yang semakin banyak akan memerlukan biaya pemeliharaan dan perawatan yang semakin tinggi.

      Contoh:

      1. Berkaitan dengan penyiangan arsip, semakin banyak arsip akan memerlukan tenaga dan waktu yang relatif lebih banyak daripada penyiangan terhadap arsip dengan volume sedikit.
      2. Berkaitan dengan ruang penyimpanan, baik pemeliharaan gedung, AC maupun biaya lain, seperti sewa ruangan/gedung semakin banyak volume arsip, akan semakin tinggi biaya pemeliharaannya.
      3. Berkaitan dengan perawatan fisik arsip, seperti fumigasi, preservasi maupun alih media.
      4. Berkaitan dengan pengamanan informasi, perlunya Arsiparis/non-Arsiparis yang diberi kewenangan untuk mengelola arsip, terhadap informasinya sendiri, semakin banyak volume arsip, akan menimbulkan kesulitan yang relatif lebih besar.

Dari gambaran tersebut dapat dikemukakan tujuan penyusutan arsip maupun manfaat apa yang diperoleh apabila setiap organisasi melaksanakan penyusutan arsip. Menurut Susan Z. Diamond (1983, 22) tujuan penyusutan arsip, yaitu:

1. 1. 1. Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai guna.
      2. Memudahkan penemuan kembali arsip (retreival) secara efisien.
      3. Mewujudkan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip yang berlaku.

Sedangkan menurut Drs. Budi Martono (1994:39) tujuan penyusutan arsip adalah:

1. 1. 1. mendapatkan penghematan dan efisiensi;
      2. pendayagunaan arsip dinamis;
      3. memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih diperlukan dan bernilai guna tinggi;
      4. penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Dari pengertian yang diberikan oleh para ahli, organisasi profesi dan peraturan perundang-undangan, secara umum dapat disarikan tujuan penyusutan arsip adalah:

1. 1. Penghematan dan efisiensi

      Tujuan manajemen arsip adalah efisiensi, baik ruang penyimpanan, sumber daya kearsipan, waktu pelayanan maupun biaya operasional tanpa mengurangi keharusan untuk mewujudkan tujuan akhir, yaitu mampu memberikan informasi yang tepat kepada orang/pengguna yang tepat dalam waktu yang cepat dan digunakan untuk kepentingan yang tepat. Tujuan ini dapat tercapai melalui kegiatan penyusutan arsip.

      Dengan melaksanakan penyusutan arsip melalui pemindahan, pemusnahan, penyerahan arsip maupun alih media, penghematan dan efisiensi akan diperoleh dalam hal yang menyangkut ruang/gedung penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga pengelola, dan biaya pemeliharaan serta perawatan arsip. Masalah menumpuknya arsip dapat diatasi dengan melakukan pemindahan arsip inaktif ke record center/pusat arsip, memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan organisaasi maupun kepentingan umum serta menyerahkan arsip kepada Arsip Nasional RI atau lembaga kearsipan daerah yang bersangkutan.

      Setiap organisasi perlu memperhatikan rasio antara biaya penyimpanan dengan nilai informasi yang terkandung di dalam arsip. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun/arsip inaktif akan berarti pemborosan apabila disimpan di unit kerja. Arsip yang demikian harus disimpan di record center/ pusat arsip.

      Rasio ini akan lebih terasa pada perusahaan yang berkantor di kawasan tertentu. Di Jakarta apabila harus menyimpan arsip yang kurang memberikan kontribusi benefit bagi perusahaan, berapa besar biaya yang harus dikeluarkan. Ini baru menyangkut satu hal ruang penyimpanan, belum tenaga pengelola dan peralatan kearsipan yang dibutuhkan.

   2. Pendayagunaan arsip

      Arsip ada karena fungsi organisasi (pemerintah maupun swasta) berjalan. Arsip ini berfungsi untuk mendukung operasional administrasi organisasi. Dilihat dan aspek fungsi, terdapat asas-asas dan sikap dalam setiap pengaturan arsip, yaitu:

      1. jangan menyimpan arsip yang tidak terkait dengan fungsi organisasi;
      2. jangan menyimpan duplikasi;
      3. jangan menyimpan arsip yang sudah habis nilai guna dan jangka simpannya.

      Bagaimana kaitan antara penyusutan arsip dan pendayagunaan arsip. Kondisi menumpuknya arsip mencerminkan bahwa arsip dan informasinya belum dikelola dengan baik.

      Sebelum arsip dapat didayagunakan, terlebih dahulu harus ditata berdasarkan informasinya. Dengan mengetahui arsip dan informasinya yang dikelola ini, akan memudahkan untuk penemuan kembali arsip apabila akan dipergunakan atau didayagunakan untuk kepentingan dinas.

      Dalam kondisi arsip yang sudah ditata ini pun apabila tidak dilakukan penyusutan, lama kelamaan juga akan menumpuk dan menyulitkan juga ketika arsip informasinya akan dipergunakan. Hal ini disebabkan karena arsip yang tersimpan relatif banyak sehingga kemampuan tenaga pengelola juga ada batasnya untuk ‘menguasai’ arsip/informasinya yang banyak tersebut.

      Penyusutan arsip akan memungkinkan setiap organisasi untuk menyingkirkan semua arsip yang tidak layak dipelihara maupun arsip yang harus dipindahkan ke pusat arsip atau diserahkan ke ANRI/lembaga kearsipan daerah sehingga akan memudahkan pengorganisasian arsip dalam lingkup kewenangan masing-masing.

      Contoh: seorang Arsiparis/tenaga kearsipan akan lebih mudah memahami arsip di lingkungan unit kerjanya yang disimpan hanya dalam satu filling cabinet daripada sebanyak tiga filling cabinet.

   3. Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi

      Dalam lingkup organisasi, penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip maupun SE Kepala ANRI No. 01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif dilakukan setelah melalui penilaian yang akan menghasilkan keputusan:

      1. arsip yang harus disimpan karena masih memiliki nilai guna bagi kepentingan organisasi;
      2. arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna berdasarkan peraturan perundang-undangan;
      3. arsip yang harus diserahkan ke ANRI/ lembaga kearsipan daerah.

      Pengawasan arsip yang bernilai guna tinggi dapat dilakukan secara intensif dengan melakukan penyusutan arsip karena setiap keputusan yang diambil terhadap hasil akhir suatu arsip selalu dilakukan penilaian terlebih dahulu. Dengan kata lain penyusutan arsip sudah melewati ‘filter‘ penilaian sehingga arsip bernilai guna tinggi dapat terdeteksi dengan penilaian terhadap arsip tersebut.

   4. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi

      Arsip dapat memberikan keterangan atau petunjuk tentang bukti keberadaan suatu organisasi yang dapat meliputi asal-usul, struktur organisasi, fungsi, prosedur kerja, keputusan-keputusan yang dibuat.

      Dengan kondisi arsip yang tersebar dan tidak dikelola dengan baik besar kemungkinan identitas organisasi pun tidak dapat diketahui di masa ini, apalagi sebagai bukti keberadaan organisasi dalam suatu kurun waktu tertentu yang dapat merupakan warisan sejarah bagi generasi yang akan datang. Ironisnya, arsip sebagai bukti kegiatan setiap organisasi ini akan mudah terlupakan atau bahkan terhapus oleh waktu karena tidak dapat diselamatkan.

      Penyusutan arsip akan menjawab permasalahan dan memberikan solusi dengan melaksanakan penyusutan arsip secara terprogram dan berkesinambungan. Penyusutan arsip secara terprogram akan menjamin terselamatkannya arsip/rekaman informasi bukti dari berbagai kegiatan, keputusan dan kebijakan, saran dan proses dari suatu kegiatan organisasi.

   5. Memenuhi persyaratan hukum

      Peraturan perundang-undangan telah mengatur tentang penyusutan arsip, yakni yang terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip maupun Peraturan Pemerintah Nomor 87 tentang Tata Cara Pemusnahan dan Penyerahan Dokumen Perusahaan. Sebagaimana yang diamanatkan oleh peraturan perundang-undangan tersebut, pelaksanaan penyusutan arsip oleh setiap lembaga negara, badan pemerintahan dan perusahaan, merupakan konsekuensi yuridis dari peraturan tersebut.

      Dengan memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan tersebut telah melaksanakan persyaratan hukum dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip. Adapun manfaat bagi organisasi apabila melaksanakan penyusutan arsip adalah:

      1. Tertatanya arsip dinamis di masing-masing instansi pemerintah maupun perusahaan sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimal untuk kepentingan operasional instansi/perusahaan yang bersangkutan.
      2. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkannya arsip-arsip yang tidak berguna.
      3. Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis instansi/perusahaan kepada ANRI.
      4. Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi, baik fisik maupun informasinya maka apabila diperlukan dapat ditemukan secara benar, cepat, dan tepat.
      5. Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan pidana, perdata.

_[ASIP4402-M1-KB1]_