Panduan Mengubah Template Surat Export

Surat Export

Pada laman Cetak Surat di modul Administrasi, disediakan tombol untuk mengunduh suatu surat, misalnya Surat Keterangan.

Isi dan penampilan surat itu ditentukan oleh template yang disediakan oleh SID untuk surat tersebut. Semua template surat Export dikelola di laman Master Surat. Di laman ini, anda dapat mengunduh template suatu surat agar bisa diubah, dan dapat mengunggah suatu template untuk menggantikan template sebelumnya.

Mengubah template

Untuk mengubah template suatu surat, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di laman Master Surat, temukan surat yang akan diubah.
2. Unduh template surat itu dengan menekan tombol Download. Template akan diunduh dalam format .rtf.
3. Ubah template yang sudah diunduh mempergunakan editor .rtf, seperti Microsoft Word. Untuk petunjuk menyunting template, harap lihat di bawah.
4. Setelah diubah, unggah template tersebut melalui laman Master Surat dengan menekan tombol Upload untuk surat yang bersangkutan. Setelah diunggah, template baru itu akan menggantikan template sebelumnya. Pencetakan selanjutnya untuk surat itu akan mempergunakan template baru itu.

Semua file template surat export yang telah diubah disimpan di server di folder desa/surat/export. Untuk penjelasan struktur folder desa lihat Folder Desa.

Menyunting template surat export

Di template surat, data SID bisa dimasukkan melalui kode khusus, seperti ‘[nomor_surat]‘. Pada waktu mencetak surat, kode isian yang ada di template akan digantikan dengan data sesuai dengan kodenya. Misalnya ‘[nomor_surat]‘ akan diganti dengan nomor surat yang diisi pada form input surat.

Daftar kode isian yang dapat dipergunakan ada di [[Kode-Isian-Template-Surat]].

Mengubah Logo Pada Template Surat

Di surat desa biasanya kita mencantumkan juga logo desa. Di template surat yang sudah biasanya sudah ada gambar rumah dan untuk mengganti gambar tersebut dengan logo desa masing-masing kita tinggal klik kanan di gambar > Change Picture > Pilih Logo desa > Insert.

Membuat Template Baru

Pada daftar surat di laman Master Surat, surat yang tidak menampilkan tombol Download menandakan bahwa surat tersebut belum disediakan template oleh SID. Anda dapat membuat template sendiri untuk surat tersebut, dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Unduh contoh template (mana saja), mengikuti langkah yang dijelaskan di atas.
2. Ubah template yang sudah diunduh itu sesuai dengan kebutuhan surat baru yang belum memiliki template itu. Panduan menyunting template surat export bisa dilihat di atas.
3. Unggah template baru itu dengan menekan tombol Upload pada surat yang belum memiliki template itu. Setelah diunggah, pencetakan selanjutnya untuk surat itu akan mempergunakan template baru itu. Tombol Download akan tampil sekarang untuk surat itu, dan dapat dipakai untuk mengunduh template itu lagi, apabila diperlukan.