Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip (Bagian 1)
A. Definisi Konsep
Menurut Drs. Robert M.Z. Lawang, konsep adalah pengertian yang menunjuk pada sesuatu. Konsep itu menyatu dengan manusia karena tanpa konsep manusia tidak dapat berpikir.
Menurut Drs. Robert M.Z. Lawang, konsep adalah pengertian yang menunjuk pada sesuatu. Konsep itu menyatu dengan manusia karena tanpa konsep manusia tidak dapat berpikir.
Hanya dengan konsep, manusia dapat berkomunikasi, berpikir, berinteraksi, dan berhubungan dengan alam. Hidup bermasyarakat adalah belajar konsep-konsep. Sesuatu dapat disebut nasi, air, minum, meja, kursi, dan sebagainya berasal dari konsep dalam hidup di lingkungan sosial manusia.
Sepintas lalu sudah terlihat apa gunanya konsep untuk kehidupan manusia, baik kehidupan sehari-hari maupun kehidupan ilmiah.
Fungsi konsep menurut Drs. Robert M.Z. Lawang ada empat, yakni:
- Fungsi kognitifKognitif merupakan satu istilah Latin, yakni cogcoscere yang berarti mengetahui, menyadari, menyerap. Kognitif berhubungan dengan pikiran, pengertian dan pemahaman manusia tentang sesuatu. Bilamana konsep itu mempunyai fungsi kognitif berarti dengan konsep itu orang akan menjadi lebih tahu, lebih mengerti, lebih kenal, lebih paham tentang sesuatu yang ditujukan oleh konsep itu.
Contoh: surat adalah konsep. Surat artinya tulisan dalam kertas yang dibuat sebagai sarana komunikasi. Dengan konsep seperti itu orang akan dapat membedakan tulisan dalam kertas yang bukan surat, seperti buku, laporan, catatan harian.
- Fungsi evaluatifEvaluatif berasal dari istilah Inggris, yakni evaluate yang berarti menilai. Dalam contoh di atas, konsep itu mempunyai fungsi evaluatif ketika mengatakan surat maka orang dapat menilai benda yang termasuk surat dan bukan surat.
- Fungsi pragmatik dan fungsi komunikatif perlu dipahami dengan menggunakan indikator sebagai berikut:
- Indikator 1 adanya kesepakatan umum tentang arti yang tepat dari suatu konsep tertentu dan konsistensinya. Artinya bahwa konsep tersebut, misal surat, pengertian surat tidak hanya berlaku untuk satu orang saja, tetapi juga berlaku untuk semua orang. Pengertian yang konsisten artinya pengertian tersebut sama dalam waktu ke waktu.
- Indikator 2 diperlukan definisi yang tepat mengenai cakupan arti konsep yang dimaksud. Dan contoh di atas, harus ada definisi surat.
- Indikator 3, konsep harus menunjuk pada sesuatu yang dapat dialami atau diamati.
Konsep berfungsi pragmatik artinya dengan pengertian mengenai konsep itu orang akan dapat menunjukkan dengan lebih cepat, lebih tepat, dan lebih relevan benda yang dimaksudkan oleh konsep itu.
Fungsi pragmatik hanya mungkin apabila arti dari suatu konsep yang dimaksud, sama untuk semua orang, berarti konsisten (indikator 1), jelas cakupan dapat berarti yang dimaksudkan konsep itu (indikator 2), dan orang dapat menunjukkan benda yang sesuai oleh konsep itu dalam kenyataan (indikator 3).
- Fungsi komunikatif.Artinya supaya setiap orang dapat berkomunikasi maka orang-orang yang berkomunikasi tersebut harus mempunyai pengertian yang sama mengenai satu konsep, berlaku umum dan sama dari waktu ke waktu (indikator 1), demikian juga konsep harus benar-benar jelas untuk setiap orang sehingga mudah dikomunikasikan (indikator 2), dan dapat ditunjukkan benda yang sama dalam kenyataan (indikator 3).
Konsep dasar penyusutan arsip merupakan ramuan dasar untuk memahami dan mendalami penyusutan arsip melalui suatu definisi yang disepakati oleh para ilmuwan, organisasi profesi dan peraturan perundang-undangan. Dengan konsep dasar tentang penyusutan arsip ini diharapkan setiap orang akan lebih tahu, lebih mengerti, lebih kenal, lebih paham serta dapat menilai dan mengidentifikasi, apa itu penyusutan arsip sehingga setiap orang dapat lebih cepat, lebih tepat, dan lebih relevan menjelaskan penyusutan arsip untuk diterapkan atau dikomunikasikan dengan orang lain. Konsep dan fungsinya dapat dipahami melalui bagan berikut ini.

B. Pengertian Penyusutan Arsip
Dalam kehidupan sehari-hari istilah penyusutan barangkali sudah tidak asing di telinga setiap orang. Ketika kita memiliki barang-barang rumah tangga yang melimpah dan sudah tidak lagi sering digunakan, sementara tempat untuk menyimpannya terbatas, tentu segera mengambil langkah untuk mengatasinya.
Demikian juga dengan barang milik pribadi seperti baju, sepatu, buku, majalah, koleksi boneka, dan sebagainya. Bilamana bagi kita barang-barang tersebut sudah jarang dipergunakan lagi atau bahkan sama sekali tidak digunakan dalam waktu tertentu, pasti akan mengambil keputusan membuang barang-barang tersebut, terutama bila ruangan sudah tidak memadai lagi.
Tindakan tersebut dapat berupa seleksi, pengurangan jumlah atau memindahkan barang-barang tersebut ke suatu gudang atau dijual dan dialihtangankan. Dalam ilustrasi tersebut telah terjadi penyusutan barang-barang rumah tangga maupun barang milik pribadi, yang intinya adalah keputusan untuk mengurangi jumlah apapun alasannya.
Apabila disimak lebih jauh mengapa barang-barang tersebut disusutkan atau dikurangi. Jawabannya tentu akan beraneka ragam, seperti ruangan penuh, bosan, ingin suasana lain, barang-barang tersebut tidak berguna lagi, tidak memberikan nilai tambah, dan sebagainya. Namun, ada satu hal yang perlu diingat bahwa apa pun alasannya penyusutan terhadap barang-barang tersebut terjadi karena barang-barang tersebut dinilai sudah tidak memberikan kontribusi secara langsung terhadap pemiliknya.
Demikian juga dengan penyusutan arsip yang pada dasarnya adalah upaya untuk mengurangi jumlah arsip dengan tujuan efisiensi dan penghematan bagi pemiliknya. Pertanyaan mendasar sebagai “benang merah” alur berpikir yang merupakan latar belakang hal-hal yang akan dibahas selanjutnya adalah: mengapa ada penyusutan arsip? Untuk mendapatkan pemahaman yang menyeluruh perlu dikemukakan pengertian di seputar arsip.
Secara umum arsip (records) merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam dalam berbagai media. Sebagai rekaman informasi dari setiap kegiatan administrasi suatu organisasi, arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin kompleksnya fungsi-fungsi dan tugas organisasi.
Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Permasalahan yang sering dihadapi adalah arsip bertambah banyak dan semakin menggunung dari hari ke hari sehingga makin terasa sesak ruangan kerja.
Arsip yang mengumpul secara alami (accumulating naturally) artinya tidak sengaja dikumpulkan sebagaimana koleksi dalam museum, menuntut untuk dilaksanakan penanganan secara serius. Upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta dalam suatu organisasi ini dalam dunia kearsipan disebut dengan istilah “Penyusutan Arsip”.
- Pengertian tentang Penyusutan ArsipBeberapa pengertian penyusutan (disposal) sudah dikemukakan, baik oleh ilmuwan arsip maupun organisasi profesi. Ham (1993) dari Asosiasi Arsiparis Amerika Serikat (The Society of American Archivist) mengemukakan bahwa penyusutan adalah pemusnahan (destroying) arsip yang tidak mempunyai nila guna, hukum, administratif, ataupun fiskal. Tetapi tidak semua arsip (dokumen) musnah, sebagian kecil (yang mempunyai kegunaan historis, riset) disimpan permanen.
Sementara itu Ira A. Pena (1989) mengemukakan tujuan penyusutan, yaitu: (1) menyusutkan arsip yang habis masa retensinya; (2) menentukan arsip yang harus disimpan untuk sementara waktu; (3) menyimpan arsip yang mempunyai nilai guna permanen. Kennedy (1998) mengartikan penyusutan sebagai suatu proses yang berkaitan dengan implementasi keputusan penilaian yang meliputi : menyimpan, memusnahkan, migrasi (alih media), transfer (pemindahan) arsip. Sedangkan ARMA (Association of Records Manager and Administrator), sebuah organisasi profesi yang berpusat di Amerika memberikan pengertian, disposal sebagai penentuan pemindahan arsip/dokumen, apakah dipindah ke tempat lain karena masa simpannya sudah habis atau dimusnahkan.
Masih dari organisasi profesi, ICA (International Council on Archives) memberi definisi yang cenderung menyamakan disposal dengan destruction (penghancuran), yaitu tindakan yang diambil berkenaan dengan waktu berakhirnya (habisnya) masa retensi karena ditetapkan oleh perundang-undangan atau peraturan atau prosedur administratif.
Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa, penyusutan menyangkut hal-hal sebagai berikut:
- Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai guna sekunder.
- Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang (inaktif) dari unit kerja ke records centre (tempat penyimpanan arsip inaktif).
- Menyerahkan arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan yang berwenang (Arsip Nasional).
- Mengalihmediakan dari arsip kertas ke media lain (misal mikrofilm, CD- ROM, DLT, dan sebagainya).
- Penyusutan ArsipPengertian penyusutan arsip berdasarkan peraturan perundang-undangan terdapat dalam UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
Bagi perusahaan (baik BUMN/swasta) ketentuan penyusutan diatur dalam Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan dalam Bab IV disebutkan hal-hal berkenaan dengan:
- Pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan dokumen perusahaan. Penjabarannya, antara lain pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah ke unit kearsipan (Pasal 17).
- Penyerahan dokumen perusahaan yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional ke Arsip Nasional RI (Pasal 18).
- Pemusnahan dokumen perusahaan dengan masa wajib simpan 10 tahun, berdasar keputusan pemimpin perusahaan (Pasal 19 ayat 1).
- Pemusnahan dokumen selain huruf c di atas berdasarkan jadwal retensi (Pasal 19 ayat 2).
- Pemusnahan dokumen perusahaan yang sudah dialihmediakan (ke dalam mikrofilm atau media lain) dapat segera dilakukan, kecuali ditentukan lain oleh pemimpin perusahaan (Pasal 20), contoh dokumen ini adalah bernilai hukum, pertanggungjawaban nasional.
Sedangkan untuk pengelolaan arsip badan pemerintah, penyusutan arsip diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, Pasal 2 menyebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
- Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
- Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional RI.
Selanjutnya Selanjtnya Konsep, Pengertian, dan Tujuan Penyusutan Arsip (Bagian 2).
_[ASIP4402-M1-KB1]_
Komentar Terbaru